Saying no at work is difficult, and you could be penalized for doing so. However, being able to reject a request is absolutely necessary—the more demanding your job is, the more important it is to set and protect your boundaries to thrive in the long run.

I’m someone who’s better at saying no in my head than in practice. When I’m not sure how to handle a request, my mind goes blank, and if this request has been communicated via email or Slack, I put it on the back burner [1] until I feel comfortable dealing with it (definitely not a practice to emulate).

Saying no to your boss or coworker is hard no matter how you slice it, but relying on a clear framework that takes emotion out of the statement can soften the blow [2]. In a Harvard Business Review Youtube episode, Innovation Editor Christine Liu interviews Ruchika Tulshyan, an inclusion strategist, to explore ways to effectively and respectfully deflect [3] a workplace request. Below is a step-by-step explanation of the framework introduced in the video.

Consider the request

If you are asked to take on a task, evaluate the request first. Is it important for your career? How would it fit in with the rest of your work (and life even, if it entails overtime work)? Decide whether you want to accept the request after careful consideration.

Acknowledge the request

So, you decided to reject this task. A great way to open your response is to thank your manager or coworker for thinking of you to work on this. This way, you can avoid coming across as ungrateful or uncooperative. For example, you could say, “I really appreciate that you considered me for this.” A variation would be: “It sounds really interesting, and I’m excited that you thought of me to consider and work on it.”

Use evidence to say no

Following a respectful preface should be a well-substantiated no. You might say: “Unfortunately, I won’t be able to work on the task unless other things are taken off my plate. I feel like my work is full, and I am currently allocating [4] X amount of time on ABC.” You could also say: “Currently, my day is full working on the projects you gave me, which I am motivated to do. But if this is a shift in priorities, we can talk about taking other things off my plate.”

Reinforce or renegotiate

If the other person keeps insisting, you can either reinforce your no or renegotiate.

• Reinforce: “Thanks again for asking me, but I’m just concerned about my productivity, and I hope you can agree that that’s important.”
• Renegotiate: If the request is an absolutely important and urgent one, you may accept it (either partially or entirely) and politely ask to have your priorities adjusted. If you have to take on an additional burden due to the cyclical nature of your work, make it clear that you are expecting to handle this workload only temporarily.
  
  

Ultimately, developing a healthy relationship with your boss and coworkers can make these conversations easier. And if you are working for a person that doesn’t have any respect for your boundaries, consider planning your next steps.

직장에서 뭔가를 거절하는 것은 어렵고, 실제로 불이익을 겪을 수도 있는 사안입니다. 그러나 요청을 거절하는 것은 절대적으로 필요한 능력입니다. 하는 업무가 힘들면 힘들수록, 선을 긋고 그 한계를 지키는 것은 장기적인 성공을 위해서 더욱 중요합니다.

저는 실제보다는 머릿속으로만 거절을 잘 하는 사람입니다. 누군가의 요청에 어떻게 대응해야 할 지 잘 모를 때면 머릿속이 텅 비어버립니다. 그리고 이 요청이 이메일이나 슬랙을 통해 왔다면, 제가 시간을 가지고 편안하게 처리할 수 있을 때까지 일단 뒤로 미루어 둡니다(본받을 만한 방법은 절대 아닙니다).

상사나 동료의 부탁을 거절하는 것은 어떻게 얘기해도 어렵습니다. 하지만 말을 할 때 감정을 배제한 명확한 틀에 의존하면 상대방이 받을 충격을 완화시킬 수도 있습니다. 하버드 비즈니스 리뷰의 한 유튜브 동영상에서 "이노베이션" 편집자 크리스틴 리우는 직장 내에서의 요청을 효과적이고도 정중하게 피할 수 있는 방법을 찾기 위해 포용 전략가인 루치카 털쉬안을 인터뷰합니다. 그 동영상에서 소개된 방법을 아래에서 단계별로 설명합니다.

요청에 대해 생각해보기

어떤 일을 해 달라는 요청을 받으면 먼저 그 요청 내용을 평가해 보십시오. 그것이 당신의 경력에 있어서 중요한 것인가요? 당신이 다른 업무에 (만약 가외로 시간을 내서 해야 한다면 생활에) 지장을 받지 않으면서 할 수 있나요? 심사숙고한 후에 요청을 수락할지 여부를 결정하세요.

요청에 대한 감사 표시하기

당신이 이 일을 거절하기로 결정했다고 합시다. 그 답변을 시작하는 가장 좋은 방법은 이 작업의 적임자로 당신을 생각해 준 관리자나 동료에게 고마움을 표하는 것입니다. 이렇게 함으로써 고마움을 모른다던가 비협조적이라고 낙인찍히는 것을 피할 수 있습니다. 예를 들어 이렇게 말할 수 있습니다. "이 일을 두고 저를 떠올려 주셔서 감사합니다." 또는 "정말 흥미로운 일일 것 같습니다. 이 일을 할 사람으로 저를 생각해 주셨다니 기분이 좋습니다."

거절의 정확한 이유를 알려주기

공손하게 말을 꺼낸 다음에는 충분한 근거가 있는 거절이 따라야 합니다. 이렇게 말할 수 있습니다. "안타깝게도 저는 현재 제가 하고 있는 일이 많아서 추가적인 일까지 소화할 수 없을 것 같습니다. 제가 맡고 있는 일들로 시간이 꽉 차 있습니다. 현재 (이런) 업무를 하는 데 (이만큼의) 시간을 쓰고 있습니다." 또한 이렇게 말할 수도 있습니다. "지금 당신이 준 프로젝트들을 힘을 다해 진행하느라 일과 시간을 다 쓰고 있습니다. 하지만 만약 우선순위가 바뀌는 거라면 제 업무들을 다른 사람에게 넘기거나 재조정하는 문제를 먼저 얘기해야 할 것 같습니다."

거절을 다시 한번 분명히 하거나 재협상하기

그래도 상대방이 계속 부탁한다면 당신은 다시 한번 명확히 거절하거나 얘기를 다시 해 볼 수 있습니다.

• 재차 거절하기: "제게 물어봐주셔서 다시 한번 감사하지만 일이 너무 많아지면 제대로 다 처리하지 못할까 봐 걱정됩니다. 제가 효율적으로 일하는 문제도 중요하다는 점을 이해해 주십시오."
• 재협상하기: 요청이 절대적으로 중요하고 긴급한 경우, 요청을 (부분적으로나 또는 전체 다) 수락하고 일의 우선순위를 조정해 달라고 정중히 요청하십시오. 당신 업무의 주기적인 특성상 추가 부담을 져야 하는 거라면 이 추가 업무는 오직 임시로만 맡아서 할 수 있다는 점을 분명히 해야 합니다.

궁극적으로 상사와 동료들과 원만한 관계를 유지하고 있어야 이러한 대화를 더 쉽게 나눌 수 있습니다. 그리고 만약 당신의 거절을 전혀 존중해주지 않는 사람과 일하고 있다면 새 일자리를 찾는 것을 고려해 보세요.